Техническая организация СОД: Плюсы и минусы, Сравнение различных подходов

Мы рассмотрели различные аспекты выбора и перехода к использованию среды общих данных. Теперь давайте взглянем на этот вопрос с технической стороны, на те аспекты, которые не всегда видны глазу проектировщика или ГИПа, но могут играть критически важную роль в долгосрочной перспективе.

При разработке программы обычно используется один из двух способов хранения и обработки данных: файловая система или система, основанная на популярных СУБД (системах управления базами данных). Для совместной работы небольших предприятий или отделов может подойти и первый вариант, но для крупных компаний, которые планируют долгосрочное использование среды общих данных, необходимо рассмотреть системы, основанные на СУБД. Это позволит значительно ускорить обработку запросов пользователей, а также более эффективно организовать безопасность и защиту от потери данных.

Второй важный аспект, на который стоит обратить внимание IT-отделу, — это способ организации доступа к среде общих данных. Существует три общепринятых способа: локальная СОД, облачная СОД и гибридная СОД.

Локальная СОД устанавливается и поддерживается внутри компании. Вся система разворачивается в локальной сети компании, и доступ к ней возможен только из офиса. Преимущества такого метода включают полный контроль над данными и инфраструктурой, а также возможность настройки всех аспектов безопасности. Однако у этого способа есть и недостатки: невозможность работать удаленно, необходимость приобретения и регулярного обслуживания оборудования. В условиях удаленной работы этот способ стремительно теряет популярность.

Облачная СОД предоставляется как услуга и хранит данные на серверах провайдера, зачастую разработчика решения. Основные недостатки облачной организации совместной работы включают зависимость от провайдера и возможные проблемы с безопасностью данных, если защита со стороны провайдера недостаточна. Также могут возникать проблемы с доступом к данным при сбоях у провайдера или отсутствии интернета. Однако у облачной СОД есть и преимущества: меньшая стоимость и возможность платить за короткий срок использования, а также отсутствие затрат на обслуживание.

Гибридная СОД сочетает в себе лучшее от обоих подходов: гибкость в выборе, какие данные хранить локально, а какие в облаке, и сокращению затрат благодаря использованию облачных ресурсов. Гибридная СОД обеспечивает высокий уровень безопасности, так как можно контролировать доступ к данным и шифровать их. Также гибридная СОД позволяет легко давать доступ или отзывать его у пользователей, что делает её удобной для управления. Кроме того, гибридная СОД всегда доступна, так как данные могут быть синхронизированы и доступны как локально, так и через облако.

Организация данных в СОД включает структуру данных, управление доступом, интеграцию с другими системами и обеспечение безопасности. Данные структурированы для легкости поиска и управления, стандарты именования файлов и папок поддерживают порядок, а метаданные упрощают поиск. Управление доступом предусматривает назначение ролей и разрешений, контроль видимости и редактирования данных, и ведение журнала действий пользователей. Интеграция с другими системами через интерфейсы и стандартные форматы данных поддерживает актуальность информации. Безопасность данных обеспечивается регулярным резервным копированием, восстановлением и шифрованием для защиты при хранении и передаче.

Организация среды общих данных — это только первый шаг. Самое сложное — это накопить данные, систематизировать их и эффективно использовать в течение длительного времени. Поэтому важно выбрать такой метод лицензирования, который позволит управлять изменениями и обновлениями системы в течение 5–10 лет минимум, чтобы она развивалась в соответствии с принятой стратегией.

В конечном итоге, решающую роль играют не технические аспекты, а процессы и люди. Даже самая технически совершенная система не будет эффективной без поддержки, правильного внедрения и чётко описанных процессов работы.