TDM365. Система для автоматизации документооборота участников капитального строительства

Введение

Статья посвящена новому «коробочному» программному продукту TDM365, разработанному на базе платформы TDMS Application Server и представляющему собой специализированный веб-портал, который обеспечивает информационное взаимодействие между участниками работ по капитальному строительству.

Мы рассмотрим ключевые возможности системы, включая централизованное структурированное хранение документации с доступом через веб-браузер, автоматизированные процессы приемки и анализа документации с контролем регламента и плановых сроков, а также возможность обмена информацией с внешними системами.

Немного истории

Программная платформа TDMS, разрабатываемая компанией «СиСофт Девелопмент», широко известна в нашей стране. Уже более двадцати лет этот программный продукт используется как основа для построения клиент-серверных систем автоматизации процессов выпуска проектно-сметной документации.

Несколько лет назад семейство продуктов TDMS пополнилось компонентами TDMS Web Server и TDMS Application Server, которые позволяют создавать системы на основе технологии тонкого клиента с доступом через стандартные веб-браузеры. С этого момента специалисты Группы компаний «СиСофт» начали разработку заказных систем на основе этих новых модулей TDMS.

Как правило, заказчиками систем на основе TDMS являются проектные организации, для которых основным является процесс производства и выпуска проектно-сметной документации (ПСД).

Но в последние годы появилось много запросов от компаний, использующих готовую ПСД: заказчиков и инвесторов строительства, подрядчиков, выполняющих строительно-монтажные работы (СМР), и эксплуатантов, также нуждающихся в автоматизации работ.

При этом для таких компаний основными являются процессы хранения, приема-передачи и согласования документации. При согласовании основные усилия и время занимает процесс рассмотрения ПСД, полученной от проектной организации, в ходе которого заказчики проектных работ разрабатывают замечания, а исполнители пишут на их основе ответы на замечания и вносят соответствующие изменения.

Рассмотрение без использования систем автоматизации — очень трудоемкий процесс. В стандартном проекте могут быть сотни и тысячи единиц документации, к которым пишутся десятки тысяч замечаний. Всю эту информацию нужно консолидировать и обрабатывать вручную, соблюдая сроки, отведенные на рассмотрение, что требует не только большого количества времени, но и тщательной организации процесса.

Зачастую организация-заказчик просто не имеет достаточных ресурсов для качественной проверки ПСД вручную. Это, в свою очередь, приводит к тому, что ошибки и недочеты, которые можно было бы исправить на этапе приемки и согласования документации, выявляются уже при производстве СМР. А цена даже одной ошибки при строительстве может быть очень высока.

Выполнив несколько заказных решений для хранения и обработки ПСД, специалисты Группы компаний «СиСофт» накопили определенный опыт, позволивший разработать готовое решение для автоматизации подобных задач — распределенную систему управления проектной документацией TDM365.

О продукте

TDM365 — первый «коробочный» продукт, разработанный специалистами Группы компаний «СиСофт» на базе новейшей 7-й версии TDMS Application Server, который предоставляет всем участникам строительства возможность работы с ПСД в одной системе, начиная от приемки проектной продукции и заканчивая выдачей документации в производство.

Основные преимущества TDM365

• Универсальность — структура хранения позволяет систематизировать техническую документацию, разработанную по любым стандартам в любых системах САПР.

• Легкость внедрения и использования — готовое решение «из коробки»; веб-приложение, не требующее установки ПО на компьютер.

• Гибкость — настраиваемые бизнес-процессы, уведомления и регламенты работ.

• Открытость — программный интерфейс (Rest Api), предоставляющий возможность интеграции с внешними системами и модулями.

• Импортозамещение — полностью отечественная разработка. Работает с Linux и PostgreSQL.

TDM365 позволяет

• Организовать структурированное хранение ПСД с гибким распределением прав доступа в зависимости от роли пользователя и статуса документа.

• Проводить экспертизу документации (предпроектной, проектной, рабочей).

• Контролировать соблюдение регламентов при выполнении всех процессов.

• Отслеживать календарные сроки выполнения работ.

• Осуществлять взаимодействие участников работ средствами системы (внутренняя почта, чат).

• Уведомлять пользователей о поступлении задач, предупреждать о срыве регламентных и календарных сроков.

• Получать различные отчеты и генерировать документы — ведомости документов, перечни замечаний.

Проблемы и решения

TDM365 позволяет эффективно решать задачи, которые возникают у организаций, работающих с ПСД.

Передача документов, безопасность и конфиденциальность данных

В отсутствие специализированных программных средств передача документации осуществляется посредством файлообменников и электронной почты. Исполнитель размещает ПСД на файлообменнике в папках и архивах и посылает письмо об этом заказчику работ. В свою очередь сотрудники заказчика скачивают документацию на свой сетевой ресурс, а затем вручную распределяют ее между специалистами, проводящими экспертизу.

Взаимодействие участников работ осуществляется по разным каналам связи без какой-либо фиксации действий и привязки к передаваемой документации. Права доступа к ПСД очень сложно контролировать.

TDM365 обеспечивает возможность обмениваться документацией через единое хранилище, что позволяет гибко распределять права доступа к информации.

В TDM365 реализовано несколько способов загрузки технической документации в систему. Объекты можно создавать вручную либо же загружать пакеты технической документации вместе с сопровождающим передаточным документом. Это значительно упрощает процедуру размещения ПСД в системе. Опубликованная исполнителем документация сразу становится доступной тем сотрудникам организации-заказчика, которые производят приемку проектной продукции.

Окно создания пакета документов

При загрузке пакета система позволяет контролировать правильность заполнения атрибутов документов. Технический документ может содержать произвольное количество файлов, которые могут находиться в различных папках.

Окно свойств технического документа с файлами и папками в файловом составе

Система хранит всю историю работы пользователей с документами, что обеспечивает высокий уровень защиты информации и контроля доступа.

Системный журнал с историей

Поиск документации

Если документация хранится в виде файлов, расположенных в папочной структуре, то поиск нужного документа становится нетривиальной задачей.

В TDM365 найти нужную ПСД пользователи могут множеством способов, среди которых поиск по атрибутам, поисковые фильтры-выборки, иерархические справочники по типам документации и структуре объекта строительства.

Фильтр технических документов

Автоматизированное распределение документации

При рассмотрении документации важной задачей является ее правильное распределение между выполняющими экспертизу специалистами, число которых зачастую может достигать нескольких десятков. Причем они могут работать в разных организациях и, имея различную квалификацию, проводить экспертизу только определенных типов ПСД.

В TDM365 реализованы автоматизированные средства распределения документации по специалистам, выполняющим экспертизу.

Каждому сотруднику можно назначить обязанности, которые он выполняет в процессе рассмотрения («Эксперт» или «Куратор»), а также типы документации, передаваемые ему для экспертизы, — это определяет компетенцию специалиста.

Пользователи с обязанностями «Куратор» могут назначать экспертов, которые будут выполнять написание замечаний для кураторов. Пользователи с обязанностями «Эксперт» разрабатывают замечания и отправляют их на проверку кураторам.

Пример назначения обязанностей и компетенций пользователей

После определения обязанностей и компетенций участников процесса рассмотрения система может автоматически распределять направляемую на экспертизу документацию по кураторам и экспертам.

Работа с замечаниями в браузере

Разработка замечаний — наиболее трудоемкая процедура в процессе рассмотрения. Обычно эксперту необходимо открыть файл каждого документа в приложении, а затем изучить его и записать замечания в таблицу, сопровождая их информацией о найденных недочетах. Затем эти таблицы передаются куратору, который проверяет замечания своих экспертов, сводит их в общую таблицу и передает руководителю проекта для консолидации и составления сводной таблицы.

В TDM365 реализована возможность работы с PDF-файлами документов (а также с файлами в форматах Microsoft Word, Microsoft Excel и растровыми форматами) непосредственно в окне системы. Пользователь выделяет фрагмент документа и пишет к нему замечание.

При поступлении ответа эксперт в этом же окне видит замечание и ответ на него. В замечании также хранится тот фрагмент изображения, который содержал недочет, поэтому, если документ был изменен, то пользователь может сравнить результат правки с исходным содержимым документа.

Окно работы с пометками

Кураторы и руководитель проекта с помощью этого же окна могут проверять и изменять замечания своих экспертов.

Соблюдение регламентных сроков

Важным моментом в процессе рассмотрения документации является соблюдение сроков выполнения этапов работ, закрепленных в договоре. Обычно эти сроки контролируются вручную и каждой стороной отдельно.

TDM365 позволяет настроить регламенты для всех процедур процессов, организовать рассылку уведомлений и визуализировать соблюдение регламентов в выборках. Это помогает пользователям выделять среди всех задач те, которые необходимо решить в первую очередь, чтобы избежать нарушения сроков, отпущенных на работы с документацией.

При настройке указывается интервал времени, отведенный на выполнение процедуры. При приближении срока завершения работ или при его срыве пользователям высылается соответствующее уведомление. Система также может выполнить автоматизированное действие — например, завершить процедуру разработки замечаний по истечении заданного срока.

Настройка регламентов на проекте

Выборка сопровождающих документов

Отслеживание календарного плана

Работа с календарным планом поставки и обработки документации, которая ведется без использования автоматизации, — сложный процесс, требующий сбора от сотрудников информации о состоянии работ и внесения ее в календарный план вручную.

В TDM365 можно создать календарный план работ с документацией — или загрузить готовый. Работы в календарном плане связываются с техническими документами. Изменение статусов документов автоматически меняет готовности работ и их статусы.

При приближении плановых сроков осуществления работ система рассылает уведомления ответственным лицам, что позволяет им принимать управленческие решения, направленные на своевременное выполнение календарного плана.

Пример календарного плана в дереве TDM365 и свойства работы

Система также может отобразить план работ в виде диаграммы Ганта, которая показывает текущее состояние дел, предупреждает о возможном срыве сроков и хранит данные о завершенных работах. В последующем это позволит провести анализ работы с документами в проекте.

Пример диаграммы Ганта и списка работ

Актуальность версий документации

В процессе рассмотрения документации в нее вносятся изменения согласно замечаниям специалистов заказчика, при этом создаются новые версии (ревизии) технических документов. В отсутствие автоматизированной системы управления ревизиями риск использования неактуальных версий документов при проведении СМР становится недопустимо высоким.

TDM365 автоматически связывает различные ревизии одного документа, и пользователи всегда могут проверить статус текущей версии выгруженного из системы документа с помощью QR-кода. Это намного снижает вероятность использования неактуальной документации при выполнении работ.

При выгрузке из системы файлов действующей документации в формате PDF на ней можно проставить QR-код, место размещения которого настраивается. Затем документ выводится на печать и выдается на площадку.

Чтобы проверить данные о текущем статусе документа в системе, пользователю достаточно зайти в приложение на смартфоне и отсканировать QR-код.

Документ с проставленным QR-кодом и сообщение TDM365 о статусе документа

Настройка процессов

В поставляемой версии TDM365 предусмотрены предварительно настроенные процессы обработки документации — публикации, приемки и рассмотрения.

Но зачастую в организации есть своя, наработанная годами методика работы с ПСД. Пользователи могут применять предлагаемые алгоритмы, однако у них остается возможность создать свои или изменить существующие процессы.

Благодаря простому механизму связывания статусов, ролей и команд воспроизвести процессы своей организации в системе можно самостоятельно.

Пример настройки маршрута сопровождающего документа

Со временем в каждом бизнесе процессы могут меняться, и в этом TDM365 является отличным подспорьем: специальный инструмент настройки позволяет изменять существующие процессы не только до запуска работ, но и непосредственно в ходе обработки документации.

Электронная цифровая подпись в TDM365

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает юридическую значимость электронных документов. Кроме того, она фиксирует информацию, имеющуюся в документе на момент подписания, тем самым подтверждая ее неизменность. Уже не один год ЭЦП применяется в документообороте многих организаций. TDM365 позволяет использовать ее в процессах системы, что обеспечивает уверенность в достоверности той или иной документации.

Пример выбора сертификата для подписи файла

В заключение

Благодаря дружественному интерфейсу и хорошо проработанным инструкциям пользователей, включающим видеоуроки для всех участников процессов, освоение TDM365 не требует длительного времени.

Для работы с системой можно использовать любой из современных браузеров, что сводит к минимуму затраты времени и сил при установке и обновлении программного обеспечения на рабочих местах пользователей.

TDM365 постоянно развивается, добавляются новые возможности и функции, вносятся улучшения, коллектив разработчиков учитывает опыт использования системы и принимает конструктивные предложения от пользователей.

источник: https://csdev.ru/articles/cm_104_12.html

авторы статьи:

• Денис Величко, руководитель проектов АО «СИСОФТ РАЗРАБОТКА»

Илья Лебедев, технический директор АО «СИСОФТ РАЗРАБОТКА»